Àmbit de la creació‎ > ‎ Introducció a Documents / Drive

Actualment necessitem a la feina documents digitals. Els més comuns són els documents de text, que es poden enriquir amb recursos per donar format al text o incloure elements com taules o imatges. Es fan informes, treballs o exàmens.

Les "presentacions", el format digital de les anteriors diapositives fotogràfiques, que es poden utilitzar per presentar informació de manera seqüencial, per exemple projectant-les sobre una pantalla a l'aula. Els fulls de càlcul serveixen per organitzar informació en taules, fer càlculs amb les dades o representar-les gràficament.

Crear documents

Els documents més habituals:

Tipus de document	Programa
Document de text	OpenOffice Writer  MS Word
Presentació	OpenOffice Impress MS PowerPoint
Full de càlcul	OpenOffice Calc MS Excel

Aquests, han de estar instalats a l'ordinador.
Si teniu el document en local, desat al vostre ordinador personal a casa vostra, ja sabeu que no hi teniu accés des del centre de treball. I aquí és on els llapis de memòria resulten tan pràctics!

A les aules d'ordinadors, sol haver un ordinador servidor del qual depenen un seguit d'ordinadors formant una xarxa local. Aquest servidor té una carpeta compartida a la qual poden accedir les persones que treballen des d'aquests ordinadors de la xarxa local.

Per crear un document entre tots cal anar passant diferents versions del document (i vigilar amb els noms que tenen), fer control de canvis i, si no disposem ni tan sols de la carpeta compartida d'una xarxa local, anar intercanviant els fitxers per correu electrònic.

O també es pot treballar al núvol.

Drive de Google (abans Documents de Google o Google Docs) -https://docs.google.com / https://drive.google.com- us permet aquest treball en línia facilitant la ubiqüitat i el treball col·laboratiu. Hi podeu crear els tipus de documents més habituals: de text, presentacions, fulls de càlcul, dibuixos i també formularis.

Què podeu fer amb documents de text?
Crear nous documents amb un editor senzill que ens permet donar-los-hi format, revisar l'ortografia, etc.

Pujar documents en format Word, OpenOffice, RTF, HTML, PDF o text.

Invitar a altres persones (només cal la seva adreça de correu electrònic) per tal que puguin participar o veure els vostres documents.
Veure l'històric de revisions dels documents per tal de recuperar edicions anteriors.
Mantenir converses síncrones (amb el xat associat) o asíncrones (mitjançant els comentaris) sobre aspectes relacionats amb l'edició del document.
Publicar documents en línia per a posar-los a disposició de tothom.
Baixar documents al vostre ordinador en format Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP.
Enviar documents com arxius adjunts per correu electrònic.

Què podeu fer amb fulls de càlcul?

Importar i exportar dades amb formats XLS, CSV i ODS i exportar-les amb format PDF i HTML.
Utilitzar l'edició de formats i fórmules per a obtenir el resultat desitjat.
Usar el xat per tal de comentar l'edició en temps real.
Incrustar un full o una secció d'un full dins un bloc o pàgina web.


Què podeu fer amb presentacions?
Importar presentacions ja existents amb formats PPT i PPS.
Exportar les presentacions en format ZIP.
Inserir imatges i donar la forma a les vostres diapositives.

Editar i compartir presentacions amb altres persones.
Visualitzar les presentacions des d'ubicacions remotes, en temps real.
Publicar-les per tal que tothom hi tingui accés.

Què podeu fer amb formularis?
Crear formularis amb preguntes i diferents possibilitats de resposta (llista, selecció simple, selecció múltiple, text lliure, etc.).
Enviar els formularis per correu electrònic a diferents persones.
Consultar les respostes en format gràfic o en full de càlcul associat.
Incrustar el formulari dins un bloc o pàgina web.

El panell de gestió dels documents

Com haureu comprovat en serveis anteriors, Google posa el segell de fàcil, senzill i ràpid en totes les seves aplicacions. No es tracta d'impacte visual, el que es prioritza és l'eficàcia i Drive no és una excepció. Fixeu-vos en la imatge següent, corresponent a l'espai de treball per a la gestió dels documents:

I ara pareu atenció en aquests quatre blocs:

• Creació i càrrega de documents. Amb l'opció Crea podreu crear nous documents, fulls de càlcul, presentacions, dibuixos, formularis i carpetes. L'opció Puja permet pujar documents des del vostre ordinador a Google Docs.
• Llistat de documents. En aquest espai tindreu la relació de documents creats, pujats i els que altres persones comparteixen amb vosaltres.
• Aquells documents que han tingut modificacions des de la darrera vegada que els vàreu obrir apareixen en negreta.
• En seleccionar un document apareix un seguit d'icones per a realitzar diferents accions: veure els detalls descriptius del document (vista en miniatura, descripció si en té, col·leccions a les quals pertany i comptes amb els quals està compartit), imprimir-lo, ubicar-lo a diferents col·leccions, compartit-lo, esborrar-lo i altres, tal i com es mostra a la imatge següent.
• Organització i cerca de documents. La cerca la podeu fer de diferents maneres: per paraules clau, per les propietats dels documents, per col·leccions (carpetes), per tipus i per compartició amb altres persones. Els documents es poden destacar tot clicant sobre l'estrella que hi ha a l'inici del títol.

Amb els documents podeu realitzar diferents accions: obrir (per editar), compartir, destacar, organitzar, amagar, esborrar, baixar una còpia, etc. També podeu visualitzar els detalls del document i afegir-hi una petita descripció o canviar els permisos i la visibilitat. Per accedir a la descripció del document heu de seleccionar-lo i clicar la icona corresponent, tal i com es mostra a la imatge següent:

Per a més informació i per saber com crear i editar documents consulteu els documents sobre Drive de Google així com els específics de cada tipus de document.

Referències

• Ajuda de Google Docs: http://docs.google.com/support/bin/static.py?page=faq.html&hl=ca
• Ajuda dels comptes de google: http://www.google.com/support/accounts/